就職や転職活動でメールのやり取りするけど、５０代のおじさんだからマナーはしっかりしないとな。
書類選考のメールとか返信の仕方とか知っておきたいな。。。
こんなふうに考えている就職・転職を考えている５０代の方もいるでしょう。
ある程度、年齢がいっているので失礼の無いように気を付けたいですね。
この記事では、書類選考期間の連絡メールについてまとめました。
書類選考期間の連絡メールは返信しなくてもＯＫ
書類選考期間は緊張の日々でしょうが、書類選考期間の連絡はメールをしてくれる企業としてくれない企業があります。
担当者によっても違ってきます。
一般的にメールを受け取ったら、返信しなければいけないと考えがちですが、このような場合には必ずしも返信をしなければいけないということはありません。
返信しなくてもＯＫな理由は？
企業の担当者は、書類選考期間の連絡を大勢の応募者に対しておこなっています。
担当者から連絡のメールを受け取ったら、「連絡ありがとうございます。」など、即返信したくなりますが、
担当者が大勢の応募者から一斉に連絡メールを受け取ったら迷惑になることもあります。
返信は、書類選考に通過した場合の時のみ、したほうがよいでしょう。
書類選考を通過したら返信の仕方は？
書類選考を通過できた場合には、丁寧にお礼の返信をしましょう。
連絡をいただいたお礼と、メールを読んだということをわかりやすく簡潔に伝えましょう。
メール返信のポイント
返信するときは、送ってもらったメールの内容を消さないようにしましょう。
やりとりの履歴がすぐにわかるようにしておきましょう。
件名も残すように
企業から送ってもらったメールの件名は、出来だけ残しておきましょう。
「Ｒｅ：〇〇〇〇〇〇〇」などのように、送ってもらった件名に「Ｒｅ：」をつけて返信します。
そうすると、受け取った企業の担当者も何のメールかわかりやすいです。
本文は「宛先・挨拶・要件・署名」
ビジネスメールの基本構造は大きく分けて「宛名」「挨拶」「要件」「署名」となります。
宛名は必ず必要で、部署名までいれると丁寧です。
担当者の名前がわからない場合は、「○○株式会社 担当者様」で良いでしょう。
挨拶は「はじめまして」「いつもお世話になっております」など、一言を添えると自然な流れになります。
要件は読みやすいように適宜改行を入れて、要点をまとめて伝えましょう。
署名は必須です。苗字や名前の読み方が珍しい人は、フリガナも併せて記載しておきましょう。
メールの返信はなるべく早めに
企業の担当者からメールを受け取った場合は、できるだけ早くに返信するようにしましょう。
「○日までに返信を」と書かれていても、早いに越したことはありません。
出来るだけ早く、目安としてはメールを受け取った当日中、遅くても翌日中の返信が望ましいです。
敬語に注意しよう
メールでは正しい敬語を使うことが大切です。ある程度年齢がいった人が変な敬語を使うと、
「中年にもなって、この人は敬語も知らないのか！」と思われてしまいます。
敬語変換ツールなどもある便利な時代ですが、社会人の常識として正しい敬語を使うように注意しましょう。
Check! 敬語の使い方が面白いほど身につく本
大人の語彙力 敬語トレーニング100 (日経ビジネス人文庫)
敬語「そのまま使える」ハンドブック: できる人の「この言葉づかい」「この話し方」 (知的生きかた文庫)
すぐに使えて、きちんと伝わる 敬語サクッとノート(山岸弘子)
就活用のメールアドレスを取得しておこう
就活で使用するメールアドレスは、就活用のフォーマルなものを用意したほうがよいでしょう。
メールのやり取りでは、データを添付することもあります。
データの形式によっては、スマホでは開けないこともあるので、出来るだけパソコンのメールが良いでしょう。
まとめ
この記事では、書類選考期間の連絡メールについてまとめました。
５０代のおじさんにとって、敬語やメールでのマナーは知っているのが当たり前の年齢です。
心配な方は、もう一度本などで学習して、失敗のないようにしてください。
